Δεκέμβριος 2023

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ – ΣΚΟΠΟΣ

Οι άνθρωποι που εργάζονται σε μία ιδιωτική εταιρεία, ή που έρχονται σε επαφή με μία ιδιωτική εταιρεία οργανισμό στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων τους, είναι συχνά οι πρώτοι που ανακαλύπτουν απειλές ή βλάβη για το δημόσιο συμφέρον οι οποίες ανακύ­πτουν στο πλαίσιο αυτό. Προβαίνοντας σε αναφορές παραβιάσεων που είναι επιβλαβείς για το δημόσιο συμφέρον, τα πρόσωπα αυτά παρέχουν πληροφορίες δημοσίου συμφέροντος και ως εκ τούτου συμβάλλουν καθοριστικά στην αποκάλυψη και την πρόληψη τέτοιων παραβιάσεων, καθώς και στη διασφάλιση της κοινωνικής ευημερίας. Ωστόσο, συχνά ο φόβος αντιποίνων αποθαρρύνει τους εργαζόμενους από την αναφορά των ανησυχιών ή των υπονοιών τους. Σε αυτό το πλαίσιο, αναγνωρίζεται ολοένα και περισσότερο ότι έχει σημασία να διασφαλισθεί η αποτελεσματική προστασία τους.

Αυτή η Πολιτική αφορά ακριβώς στον εσωτερικό μηχανισμό που, αφενός μεν, ενθαρρύνει και επιτρέπει σε κάθε εργαζόμενο αλλά και σε κάθε συνεργάτη ή συμβαλλόμενο με την Εταιρεία (πελάτη, προμηθευτή κλπ) ή τρίτο, να αποκαλύψει (καταγγείλει) επιλήψιμες ή παράνομες συμπεριφορές, κατά τρόπο εμπιστευτικό ή ανώνυμο, ώστε να μην διακινδυ­νεύ­ει τη σχέση του (εργασιακή, συνεργατική αλλά και προσωπική) με την Εταιρεία και από εν­δεχόμενα αντίποινα από τους θιγόμενους, αφετέρου δε, παρέχει στην Εταιρεία τη δυνα­τό­τητα να λάβει γνώση κρίσιμων γεγονότων και να συγκεντρώσει τις αναγκαίες πληροφορίες και στοιχεία, προκειμένου να επεξεργαστεί, διερευνήσει και εν τέλει αντιμετωπίσει εγκαί­ρως τις επερχόμενες συνέπειες τους. Η προστασία του προσώπου που αποφασίζει να ανα­φέρει παράνομες συμπεριφορές που υπέπεσαν στην αντίληψη του είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία της παρούσας πολιτικής και την επίτευξη των σκοπών του ν.4990/2022.

Η παρούσα Πολιτική Αναφορών καθορίζει το πλαίσιο, τις βασικές αρχές και παρέχει γενικές κατευθύνσεις για την υποβολή, διαχείριση και διερεύνηση αναφορών.

Στην Διαδικασία Διαχείρισης και Διερεύνησης Αναφορών, η οποία συνοδεύει την παρούσα Πολιτική Αναφορών, εξειδικεύονται οι γενικές υποχρεώσεις που αναφέρονται εδώ και περιγράφεται αναλυτικά ο τρόπος και ο χρόνος διεκπεραίωσης των ενεργειών που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση των δεσμεύσεων που απορρέουν από την Πολιτική.

2. ΟΡΙΣΜΟΙ ΕΝΝΟΙΩΝ

Για τους σκοπούς της παρούσας Πολιτικής Αναφορών ως και της Διαδικασίας Διαχείρισης και Διερεύνησης Αναφορών η οποία την συνοδεύει, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:

«Αναφορά» (ή «Καταγγελία»): η παροχή πληροφοριών σχετικά με πραγματικές ή δυνητικές παραβιάσεις. Διακρίνεται σε:

«εσωτερική αναφορά»: παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις, προς το εσωτερικό της Εταιρείας και

«εξωτερική αναφορά»: παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις προς τις αρμόδιες αρχές,

«Αναφέρων»: το φυσικό πρόσωπο που προβαίνει σε αναφορά (εσωτερική ή εξωτερική) ή σε δημόσια αποκάλυψη παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με πραγματικές ή δυνητικές παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων του με την Εταιρεία.

Αναφέρων μπορεί να είναι εργαζόμενος της Εταιρείας, με κάθε είδους σύμβαση εργασίας (π.χ. αορίστου ή ορισμένου χρόνου, πλήρους ή μερικής απασχόλησης, σύμβαση μαθητείας, κ.ο.κ.) ή τρίτο μέρος που συνδέεται συμβατικά με την Εταιρεία καθώς και το προσωπικό τους (όπως πελάτης, προμηθευτής, υπεργολάβος, εξωτερικός συνεργάτης).

«Αναφερόμενος»: το πρόσωπο το οποίο κατονο­μά­ζε­ται στην αναφορά ή στη δημόσια αποκάλυψη και στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή με το οποίο σχετίζεται το εν λόγω πρόσωπο.

«Αντίποινα»: οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη η οποία συμβαίνει σε εργασιακό πλαίσιο και είναι αποτέλεσμα εσωτερικής ή εξωτερικής αναφοράς ή δημοσιοποίησης, και η οποία προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα ή να τον φέρει σε μειονεκτική ή δυσμενέστερη θέση.

Ενδεικτικώς: καταναγκασμό, εκβιασμό, περιθωριοποίηση, διακριτική μεταχείριση (π.χ. στέρηση κατάρτισης), ακατάλληλη και αδικαιολόγητη αξιολόγηση της απόδοσης, υποβιβασμό ή στέρηση προαγωγής, μείωση μισθού, αναίτιες μεταβολές στη σχέση εργασίας (π.χ. μεταβολή καθηκόντων, αλλαγή τόπου εργασίας ή ωραρίου), αρνητική σύσταση, επιβολή πειθαρχικών μέτρων, διακοπή απασχόλησης (απόλυση) ή συνεργασίας, δυσμενή σχόλια και προσβολή της προσωπικότητας ιδίως στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

«Βάσιμοι Λόγοι»: η δικαιολογημένη πεποίθηση του αναφέροντα ότι οι πληροφορίες που παρέχει είναι αληθείς και αφορούν παραβιάσεις.

«Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών» (Ε.Δ.Α.): η Επιτροπή στην οποία έχει ανατεθεί η διαχείριση των εσωτερικών αναφορών που υποβάλλονται και η οποία αποτελείται από τον εταίρο κ. Νέστορα Βλάχο και τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών.

«Εξωτερικοί συνεργάτες»: Τρίτα μέρη που συνδέονται συμβατικά με την Εταιρεία καθώς και το προσωπικό τους και συγκεκριμένα σύμβουλοι, υπεργολάβοι, ανάδοχοι, προμηθευ­τές, πάσης φύσεως συνεργάτες και εταίροι.

«Επιπόλαιη ή υπερβολική αναφορά»: Η προφανώς αβάσιμη και υπερβολική αναφορά.

«Επαναλαμβανόμενη αναφορά»: Η αναφορά που αφορά περιστατικό για το οποίο έχει ήδη υποβληθεί αναφορά από το ίδιο πρόσωπο στο παρελθόν και δεν περιλαμβάνει νέα στοιχεία.

«Κακόβουλη αναφορά»: Η αναφορά που γίνεται εν γνώσει του αναφέροντα ότι δεν είναι αληθής.

«Παραβιάσεις»: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής (άρθρο 3).

«Πληροφορίες σχετικά με Παραβιάσεις»: πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εύλογων υπονοιών, σχετικά με παραβιάσεις, οι οποίες έχουν διαπραχθεί ή είναι πολύ πιθανόν να διαπραχθούν από την Εταιρεία, καθώς και πληροφορίες σχετικά με απόπειρες απόκρυψης παραβιάσεων.

«Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών» (Υ.Π.Π.Α): το πρόσωπο που έχει ορισθεί από την διοίκηση της Εταιρείας ως αρμόδιο για την παραλαβή και παρακολούθηση των εσωτερικών αναφορών.

3. ΚΑΘ’ ΥΛΗΝ ΠΕΔΙΟ ΑΝΑΦΟΡΩΝ & ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ

Οι διατάξεις της παρούσης εφαρμόζονται σε αναφορές σχετικά με τις παραβιάσεις που ορίζονται στο άρθρο 4 του ν. 4990/2022 (στη συνέχεια, υπό Α), καθώς και σε περιπτώσεις που στοχεύουν στην προστασία των δικαιωμάτων και των εννόμων συμφερόντων της Εταιρείας (στη συνέχεια, υπό Β).

Α. Πεδίο εφαρμογής άρθρου 4 του ν. 4990/2022

α) παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου στους τομείς:
αα) των δημόσιων συμβάσεων,
αβ) των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας,
αγ) της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων,
αδ) της ασφάλειας των μεταφορών,
αε) της προστασίας του περιβάλλοντος,
αστ) της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας,
αζ) της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων,
αη) της δημόσιας υγείας,
αθ) της προστασίας των καταναλωτών,
αι) της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών,
β) παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης του άρθρου 325 της Συνθήκης για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Σ.Λ.Ε.Ε.) και τα ειδικότερα οριζόμενα στα σχετικά ενωσιακά μέτρα,
γ) παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, όπως αναφέρεται στην παρ. 2 του άρθρου 26 της Σ.Λ.Ε.Ε., συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.

Β. Λοιπές περιπτώσεις εφαρμογής

α) πράξεις που ενέχουν στοιχεία κλοπής, υπεξαίρεσης, κατάχρησης εταιρικών πόρων, απάτης, πλαστογραφίας ή διαφθοράς,

β) πράξεις που πλήττουν τον σκοπό και τη φήμη της Εταιρείας,

γ) πράξεις που έρχονται σε σύγκρουση με τα έννομα συμφέροντα της Εταιρείας και σοβαρές παραβάσεις των πολιτικών και των διαδικασιών της,

δ) πράξεις που θέτουν σε κίνδυνο την υγεία και ασφάλεια του προσωπικού, των συνεργατών, πελατών ή των καταναλωτών (χρηστών των προϊόντων της Εταιρείας),

ε) πράξεις, συμπεριφορές, πρακτικές ή απειλές αυτών που συνιστούν παραβιάσεις των διατάξεων του Κώδικα Ατομικού Εργατικού Δικαίου, όπως εκάστοτε ισχύει, όταν αυτές οι συμπεριφορές λαμβάνουν χώρα ιδίως: (α) στον χώρο εργασίας, συμπεριλαμβανομένων δημόσιων και ιδιωτικών χώρων και χώρων όπου ο εργαζόμενος παρέχει εργασία, λαμβάνει αμοιβή, κάνει διάλειμμα, σε χώρους ατομικής υγιεινής και φροντίδας, αποδυτηρίων ή καταλυμάτων, (β) στις μετακινήσεις από και προς την εργασία, τις λοιπές μετακινήσεις, τα ταξίδια, την εκπαί­δευση, καθώς και τις εκδηλώσεις και τις κοινωνικές δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία και (γ) κατά τις επικοινωνίες που σχετίζονται με την εργασία, συμπεριλαμβανομέ­νων εκείνων που πραγματοποιούνται μέσω τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνίας,

στ) πράξεις παράνομες ή παράτυπες οποιασδήποτε άλλης φύσεως ή βάσιμες υποψίες τέτοιων πράξεων, τις οποίες ο αναφέρων κρίνει πως λόγω σπουδαιότητας τους ή λόγω σημαντικών συνεπειών στα έννομα συμφέροντα της Εταιρείας, των εργαζομένων και των τρίτων, πρέπει να τύχουν διερεύνησης.

4. ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ

Το σύνολο του προσωπικού έχει ηθικό καθήκον να αναφέρει σοβαρές παρατυπίες / κανο­νι­στικές παραβιάσεις και ως εκ τούτου να συνδράμει την Εταιρεία προκειμένου να τις ανι­χνεύει και να τις ερευνά. Το καθήκον αυτό διαφυλάσσεται μέσω της ισχυρής προστασίας που προσφέρεται στους αναφέροντες που ενεργούν με καλή πίστη.

Η εξέταση των αναφορών πραγματοποιείται με τρόπο που διασφαλίζει την αντικειμενικό­τητα και εμπιστευτικότητα, ενώ παράλληλα λαμβάνεται μέριμνα ώστε σε περίπτωση ύπαρξης σύγκρουσης συμφερόντων στο πρόσωπο που εξετάζει την αναφορά, οι πληροφορίες της αναφοράς να διερευνώνται από άλλο πρόσωπο.

Λόγω της όλης φιλοσοφίας της Πολιτικής και της προστασίας της ανωνυμίας του αναφέροντος, καμία αναφορά δεν μπορεί να επιφέρει στον αναφέροντα ηθικά ή υλικά ανταλλάγματα, αμοιβές ή άλλες προ­νομίες και θετικές διακρίσεις (προαγωγή, ευνοϊκή μεταχείριση κλπ).

Σε περίπτωση που ο αναφέρων συμμετείχε στο γεγονός και φέρει μέρος της ευθύνης, δεν απαλλάσσεται των συνεπειών και ευθυνών του, αλλά η αναφορά και συνεισφορά του στον εντοπισμό και τη διερεύνηση των παράνομων πράξεων θα συνεκτιμηθεί υπέρ του ως προσπάθεια έμπρακτης μετάνοιας, όσον τουλάχιστον αφορά στις αξιώσεις της Εταιρείας έναντι των υπευθύνων και στη δικαστική στάση της Εταιρείας.

Η επιβολή αντιποίνων σε βάρος των αναφερόντων δεν είναι ανεκτή. Οι αναφέροντες προστατεύονται και η ταυτότητά τους παραμένει εμπιστευτική και μη προσβάσιμη σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.

Οι δολίως υποβληθείσες αναφορές, που αποσκοπούν στο να βλάψουν την ακεραιότητα ή τη φήμη άλλου προσώπου, απαγορεύονται. Σε κάθε περίπτωση, η Εταιρεία σέβεται το δικαίωμα υπεράσπισης των προσώπων που εμπλέκονται σε οποιαδήποτε αναφορά.

5. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ & ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ (Υ.Π.Π.Α.)

Ο Υ.Π.Π.Α. είναι το πρόσωπο που ορίζει η διοίκηση της Εταιρείας ως αρμόδιο για την παρα­λαβή και παρα­κο­λούθηση κάθε εσωτερικής αναφοράς σχετικά με πραγματικές ή δυνητικές παραβιάσεις, συμμετέχει δε ως μέλος της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών. Η θητεία του Υ.Π.Π.Α. διαρκεί ένα (1) τουλάχιστον ημερολογιακό έτος, αλλά μπορεί να τερματιστεί νωρίτερα για σπουδαίο λόγο.

Ο Υ.Π.Π.Α. μπορεί να είναι εργαζό­μενος της Εταιρείας ή τρίτο πρόσωπο, το οποίο δεν έχει τα κωλύματα που προβλέπει ο νόμος. Η ιδιότητα του μέλους της Διοίκησης ή του νομικού συμβούλου της Εταιρείας δεν αποτελεί ασυμβί­βαστο για τη θέση του Υ.Π.Π.Α.

Αν ο Υ.Π.Π.Α. εκτελεί και άλλα καθήκοντα ή κατέχει άλλη θέση στην Εταιρεία, η άσκηση των καθηκόντων αυτών δεν πρέ­πει να επη­ρεάζει την ανεξαρτησία του και δεν πρέπει να οδηγεί σε σύ­γκρου­ση συμ­φε­ρόντων σε σχέση με τα καθή­κοντα του ως Υ.Π.Π.Α. Σύγκρουση συμ­φε­ρό­ντων συνιστά οποιαδήποτε κατάσταση κατά την οποία αντικειμενικά επη­ρεά­ζεται η αμερόληπτη εκτέ­λε­ση των καθηκόντων του, ήτοι ιδίως όταν προκύ­πτει όφελος ή βλάβη, οικο­νομική ή μη, για τον ίδιο και τα μέλη της οικο­γένειας του (σύζυγο ή συμβίο, συγγενείς εξ αίματος ή εξ αγχιστείας, κατ’ ευθείαν μεν γραμμή απεριορίστως, εκ πλαγίου δε, έως και β’ βαθμού), καθώς και για πρόσωπα, φυσικά ή νομι­κά, με τα οποία έχουν ιδιαίτερο δεσμό ή ιδιάζουσα σχέση, εχθρότητα ή φιλία.

Ο Υ.Π.Π.Α. οφείλει:

α) να ασκεί τα καθήκοντά του με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα, β) να σέβεται και τηρεί τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία έλαβε γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του, γ) να απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας κώλυμα, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων.

Ο Υ.Π.Π.Α. έχει τις εξής αρμοδιότητες:

α) παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός της Εταιρείας και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο,

β) παραλαμβάνει όλες τις εσωτερικές αναφορές σχετικά με παραβιάσεις,
γ) βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής,

δ) προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες προκειμένου να επιληφθεί της αναφοράς η Ε.Α.Δ., αναλαμβάνει τον σχεδιασμό της διερεύνησης (πεδίο έρευνας, εμπλεκόμενα πρόσωπα, χρονοδιάγραμμα, απαιτούμενοι πόροι), έχει την πρωτοβουλία για όλες τις ενέργειες που απαιτούνται σχετικά για την ολοκλήρωση της διερεύνησης (συλλογή στοιχείων, συνεντεύ­ξεις εργαζομένων και εξωτερικών συνεργατών, εξέταση αναφερόμενου), συντάσσει έκθεση

/ εισήγηση προς την Ε.Α.Δ. για τα πορίσματα της έρευνας και με τις συστάσεις του για τη λήψη κατάλληλων μέτρων,
ε) διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,

στ) παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητεί περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν,

ζ) παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς,
η) παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Ε.Α.Δ. και,
θ) σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχουν στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στην Εταιρεία.

7. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να υποβάλει την αναφορά στον Υ.Π.Π.Α. με τρεις τρόπους: τηλεφωνικώς, εγγράφως (με επιστολή), ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail).

Ο αναφέρων δικαιούται, κατ’ απόλυτη επιλογή του και ανεξαρτήτως του τρόπου υποβολής, να αναφερθεί ανώνυμα ή επώνυμα (χωρίς ωστόσο να χάνει την προστασία της εμπι­στευ­τικότητας των στοιχείων του). Σε περίπτωση αμφιβολίας, η αναφορά θεωρείται ανώνυμη.

Η Εταιρεία ενθαρρύνει την υιοθέτηση της τακτικής των επώνυμων αναφορών καθώς οι ανώνυμες αναφορές καθιστούν το έργο της αναλυτικής διερεύνησης εξαιρετικά δυσχερές ή και αδύνατο λόγω της δυσκολίας επικοινωνίας και αλληλεπίδρασης με τον ανώνυμο καταγγέλλοντα.

ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ: Προκειμένου να μην καταλείπονται υπόνοιες διαρροών και για την μέγιστη διασφάλιση του δικαιώματος της ανωνυμίας του αναφέροντος, η τηλε­φωνι­κή επικοινωνία του αναφέροντα με τον Υ.Π.Π.Α. και αντίστροφα (του Υ.Π.Π.Α. με τον αναφέροντα), πρέπει να γίνεται πάντα από μη εταιρικό τηλέφωνο (αφορά στους εργαζό­μενους της Εταιρείας που έχουν τέτοια παροχή), ώστε η Εταιρεία να μην έχει, ούτε δυνη­τικώς, πρόσβαση στα εξωτερικά στοιχεία (αριθμός τηλεφώνου καλούντος, ημερομηνία κλήσεως, διάρκεια κλήσεως) της τηλεφωνικής επικοινωνίας.

ΕΠΙΣΤΟΛΗ: Ο αναφέρων μπορεί να αποστείλει ταχυδρομικώς στον Υ.Π.Π.Α., σε εξωεταιρική διεύθυνση που ελέγχει ο τελευταίος, επιστολή με την πρόσθετη ένδειξη στον φάκελο: «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΥΠΠΑ EPSILON HEALTH».

EMAIL: Ο αναφέρων μπορεί να αποστείλει ηλεκτρονικό μήνυμα στον Υ.Π.Π.Α., σε εξωεταιρική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, που ελέγχει ο τελευταίος, με θέμα: «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΥΠΠΑ EPSILON HEALTH».

8. ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Οι αναφορές θα πρέπει να περιλαμβάνουν, κατ’ ελάχιστον τις παρακάτω πληροφορίες, προκειμένου να κριθούν παραδεκτές:

– Όνομα του προσώπου το οποίο έχει διαπράξει κάποια παραβίαση

– Ημερομηνία/χρονική περίοδο που έλαβε χώρα το περιστατικό

– Τόπο όπου έλαβε χώρα το περιστατικό

– Το είδος της παραβίασης και όσο το δυνατό πιο αναλυτική περιγραφή της

– Ονόματα πιθανών μαρτύρων

9. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ & ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Όλες οι αναφορές που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής θα εξετά­ζονται με τη δέουσα επιμέλεια, αμερόληπτη κρίση και αντικειμενικότητα από την Ε.Δ.Α. Ο τρόπος και ο χρόνος διεκπεραίωσης των ενεργειών που είναι απαραίτητες για την υλοποίη­ση των δεσμεύσεων που απορρέουν από την παρούσα Πολιτική, τα στάδια διαχείρισης και διερεύνησης των αναφορών, από την παραλαβή τους έως το κλείσιμο των υποθέσεων και τη διαγραφή τους, περιγράφονται αναλυτικά στην Διαδικασία Διαχείρισης & Διερεύνησης Αναφορών την οποία έχει θεσπίσει η Εταιρεία και η οποία συνοδεύει την παρούσα.

10. ΜΗΤΡΩΟ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Ο Υ.Π.Π.Α. τηρεί απόρρητο μητρώο με τις υποβληθείσες αναφορές και αρχείο με τα σχετικά έγγραφα.

Στο μητρώο δεν έχουν πρόσβαση άλλα πρόσωπα, πλην των αρμοδίων διοικητικών και δικαστικών αρχών, εκτός εάν συντρέχει σοβαρός λόγος αποχαρακτηρισμού μιας υπόθεσης (πχ για λόγους προστασίας δικαιωμάτων τρίτων), και μόνο για τα στοιχεία που είναι αναγκαία και επαρκή για τη θεραπεία του συγκεκριμένου λόγου.

Το μητρώο και το σχετικό αρχείο τηρείται για πέντε (5) έτη, εφόσον δεν συντρέχουν άλλοι νόμιμοι λόγοι για τη διατήρηση τους και σύμφωνα με τις λοιπές πολιτικές της Εταιρείας.

Σε κάθε περίπτωση οι αναφορές αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστη­μα προκειμένου να είναι ανακτήσιμες και να τηρηθούν οι απαιτήσεις του νόμου, και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς σε βάρος του αναφερομένου, του αναφέροντος ή τρίτων προσώπων.

11. ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που σχετίζεται με την παρούσα Πολιτική, περιλαμβανομένης της ανταλλαγής ή της διαβίβασης δεδομένων από τις αρμόδιες αρχές, πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία και την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της EPSILON HEALTH, η οποία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία τους.

Οι ειδικότερες προβλέψεις που ισχύουν όσον αφορά τη διαχείριση προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο υποβληθείσης εσωτερικής αναφοράς περιγράφονται αναλυτικά στην Διαδικασία Διαχείρισης & Διερεύνησης Αναφορών την οποία έχει θεσπίσει η Εταιρεία και η οποία συνοδεύει την παρούσα.

12. ΚΥΡΩΣΕΙΣ

Ο νόμος προβλέπει ποινή φυλάκισης και χρηματική ποινή για πρόσωπα που:

α) παρεμποδίζουν ή αποπειρώνται να παρεμποδίσουν την υποβολή αναφοράς,

β) προβαίνουν σε αντίποινα ή κινούν κακόβουλες διαδικασίες σε βάρος των αναφερόντων,

γ) παραβιάζουν την υποχρέωση τήρησης του εμπιστευτικού χαρακτήρα της ταυτότητας των αναφερόντων.

Επίσης, με ποινή φυλάκισης τουλάχιστον δύο ετών και χρηματική ποινή τιμωρούνται τα πρόσωπα τα οποία εν γνώσει τους προέβησαν σε ψευδείς αναφορές ή ψευδείς δημόσιες αποκαλύψεις. Αν κάποια από τις παραβάσεις τελέστηκε, προς όφελος ή για λογαριασμό νομικού προσώπου, επιβάλλεται σε αυτό διοικητικό πρόστιμο, το ύψος του οποίου δεν μπορεί να είναι μικρότερο από 10.000 ευρώ και μεγαλύτερο από 500.000 ευρώ.

13. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ

Ο Υ.Π.Π.Α. διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι της Εταιρείας ενημερώνονται σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής. Η ενημέρωση γίνεται μέσω της αποστολής ενημερω­τικού υλικού, email, newsletter ή με άλλο πρόσφορο τρόπο ανάλογα με την κατηγορία των εργαζομένων. Η παρούσα πολιτική είναι προσβάσιμη σε κάθε τρίτον στην επίσημη ιστοσελίδα της Εταιρείας.

14. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙΣ – ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ

Η παρούσα Πολιτική υπόκειται σε διαρκή αξιολόγηση της λειτουργικότητας της (ιδίως κατόπιν κάθε βάσιμης αναφοράς) και, εφόσον κριθεί αναγκαίο, θα προσαρμόζεται στις απαιτήσεις των νέων συνθηκών, θα τροποποιείται, επικαιροποιείται και αναθεωρείται, προκειμένου να βελτιώνεται συνεχώς η αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα της. Κάθε έκδοση θα καταργεί την επόμενη.

Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) έχει οριστεί ο Δικηγόρος Αθηνών Σπυρίδων Κλ. Μπένος (ΑΜ.ΔΣΑ 14334) και μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί του για να υποβάλετε αναφορά με τους εξής τρόπους:

Στο τηλέφωνο: +302103622302

Με επιστολή, στη διεύθυνση: Σκουφά 24 α’, Αθήνα ΤΚ 10673, με την ένδειξη στον φάκελο «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΥΠΠΑ EPSILON HEALTH»

Με email στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: benos.s@dsa.gr με θέμα του email: «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΥΠΠΑ EPSILON HEALTH».